« Vous ne pouvez pas ordonner la productivité, vous devez fournir les outils pour permettre aux gens de devenir meilleurs »
Steve Jobs
Depuis plusieurs semaines, les conseils pour bien vivre le télétravail affluent : choisir un lieu de travail adapté (lumineux et calme), s’habiller, se fixer des objectifs, faire des pauses, aérer la pièce… comme si tous ces conseils pouvaient suffir à garantir la productivité et la sérénité des collaborateurs. En réalité, si on mentionne autant le terme “télétravail” depuis ces derniers mois, il faut se rendre à l’évidence : la situation n’est pas normale, et nous faisons face à autre chose que les simples enjeux liés au travail à distance des collaborateurs.
Pourquoi ça ne marche pas ?
Les frictions rencontrées sont de plusieurs ordres et sont principalement liées à la situation exceptionnelle que nous traversons.
Le télétravail dans un premier temps est censé faciliter la vie des collaborateurs, leur permettre d’organiser leur vie professionnelle de manière plus flexible et de choisir le cadre de travail le plus productif pour eux. Or, la situation actuelle ne permet pas le luxe du choix et pour certains, transformer son domicile en lieu de travail relève du parcours du combattant : problèmes de connexion, manque de place, garde d’enfants… le fait est que nous ne sommes pas égaux face à la crise et que chaque collaborateur traverse une situation différente.
Par ailleurs, habituellement, lorsqu’une entreprise propose le télétravail à ses collaborateurs, celui-ci se fait essentiellement de manière partielle et aménagée, et il est souvent toujours possible pour les équipes de se rencontrer physiquement régulièrement et de créer des relations informelles qui facilitent la créativité et l’esprit d’équipe. Pour certains, les relations entre collègues sont même la raison principale de leur motivation à se rendre au travail et la source de leur productivité. Avec le confinement, ces relations informelles deviennent de plus en plus difficiles à créer. Pire : ce sont toutes nos relations sociales qui sont tronquées et reléguées derrière des écrans.
Selon une étude Deskeo : après un mois de télétravail imposé, 43% des français regrettent l’émulation collective du bureau. Et si beaucoup souhaitent désormais retourner sur leur lieu de travail, ça n’est pas forcément pour cesser le télétravail, mais pour retrouver la socialisation exacerbée de la vie en entreprise par opposition à la situation de distanciation sociale que nous vivons.
Comment optimiser le télétravail ?
Il y a d’abord toute une réorganisation à faire au niveau humain. Plus possible de généraliser dans ce contexte, il faut s’intéresser individuellement à chaque personne pour comprendre les enjeux qu’elle traverse et l’accompagner. Respect, transparence et réactivité sont les mots d’ordre. La fonction RH de l’entreprise a plus que besoin de faire preuve d’empathie afin d’évaluer et de gérer au cas par cas chaque situation, et ajuster ses exigences en fonction.
Il faut s’intéresser plus que jamais à ce que les collaborateurs ont à dire pour comprendre les actions à mener en conséquence. La startup Jubiwee a justement développé un outil permettant de sonder les équipes et d’obtenir des feedbacks concrets. Parmi les sujets les plus récurrents on retrouve ainsi le manque de déconnexion, la difficulté de rester motivé, de collaborer et de communiquer à distance, de gérer l’isolement ou encore la distraction. Une note positive tout de même : 73% des salariés se disent de bonne voire d’excellente humeur. A voir comment gérer les 27% restants…
Entretenir le moral et les relations informelles est en tout cas un élément clé. En ressortent des initiatives plus ou moins farfelues comme la possibilité d’inviter un animal à sa réunion Zoom, ou encore de manière plus terre à terre l’organisation de cafés et apéros en ligne avec ses collègues pour maintenir les liens. Certains créent également des groupes informels autour de leurs passions créatives communes comme la cuisine ou le bricolage. L’important étant de laisser le choix aux collaborateurs dans la manière de se structurer de manière informelle tout en encourageant les initiatives. Surtout, leur laisser la liberté de mettre en place ces regroupements au sein même des solutions choisies par l’entreprise. La culture d’entreprise joue ici un rôle clé, puisque si elle est fragile, elle risque d’éclater, et l’entreprise avec.
Les outils à disposition
Au niveau des outils, l’offre est déjà particulièrement riche pour adapter les modes de fonctionnement des entreprises aux nouveaux enjeux du travail à distance. Selon votre politique interne, la mise en place de réseaux sociaux d’entreprise type Facebook Workplace ou encore Yammer, ou des plateformes de communication collaborative comme Slack ou Teams, peuvent vous permettre de rassembler tous vos collaborateurs au même endroit afin de communiquer tout en créant des groupes de travail. Pour la gestion de projet, des outils comme Trello ou Asana sont utilisés depuis de nombreuses années. Zoom ressort également grand gagnant de cette crise avec 300 millions de participants à des réunions par jour actuellement. Quant à Klaxoon, une solution française permettant d’ajouter de l’interactivité aux réunions, elle est particulièrement plébiscitée (dix fois plus qu’en temps normal) et propose actuellement une offre de 3 mois de gratuité pour tester son service.
Mais il existe aussi des applications dédiées au télétravail des collaborateurs, qui se qualifient de “Work OS” et proposent un grand nombre de fonctionnalités pour structurer le travail à distance. Monday en est le leader incontesté avec des clients comme L’Oréal, Deezer ou encore BNP Paribas. L’avantage étant la possibilité d’intégrer au même endroit de nombreuses applications comme Mailchimp (pour les newsletters), Slack (pour les échanges entre collègues) ou encore Typeform (pour la création de formulaires). Bien sûr, nous n’oublions pas non plus les outils Microsoft 365 qui sont largement utilisés et permettent la structuration du travail des collaborateurs autour des outils de la suite Office.
L’important en réalité est de sélectionner les meilleurs outils complémentaires correspondant aux besoin internes de vos équipes. Et le premier choix n’est pas toujours le bon. Si on prend l’exemple de Zoom par exemple, on constate que la sécurité n’est pas encore au rendez-vous. Peut-être devrez-vous alors vous tourner vers une solution plus spécifique et mieux sécurisée. La soudaine accélération que nous sommes en train de vivre pousse au test et à la mise en pratique sans préparation. Cela peut effrayer, mais c’est également une manière d’avancer plus vite sur la mise en place concrète de véritables structures d’encadrement du télétravail qui manquaient jusque-là. Il faut par la suite ajuster, avec le feedback des utilisateurs de ces solutions.
Renforcer la productivité sans démotiver
Attention tout de même à ne pas tomber dans les écueils de la surveillance. Aux États-Unis, où la législation autour des données personnelles des employés est moindre, certaines entreprises ont opté pour des mesures drastiques pour maintenir la productivité de leurs employés. On remarque l’utilisation de plus en plus fréquente de solutions de surveillance comme Time Doctor, ou encore Teramind. Ainsi la direction a accès à une quantité infinie de données autour de ses collaborateurs : le nombre de mails envoyés par jour, son activité sur le réseau de l’entreprise… elle peut même effectuer des captures d’écran du moniteur de ses employés toutes les 5 minutes. Mais ajouter de la surveillance à un contexte aussi particulier peut se révéler contre-productif.
Si un besoin de rigueur et une perte de motivation sont exprimés par les collaborateurs, il est possible de proposer différentes solutions beaucoup plus respectueuses de la vie privée de chacun. On peut par exemple communiquer sur des outils simples pour relancer la productivité, comme un minuteur en ligne permettant de mettre en place la technique Pomodoro (travailler par tranches de 25 minutes). Une application comme Freedom permet quant à elle de bloquer les accès à internet aux applications pendant un temps donné pour se concentrer sur une tâche.
Des groupes de travail à la webcam peuvent être mis en place sur la base du volontariat. C’est actuellement une tendance que l’on retrouve dans le milieu du freelance avec, par exemple, une application de coworking comme Focusmate qui permet de travailler à la webcam devant un inconnu, qui travaille lui aussi sur ses projets personnels. Pour avoir testé, cela fonctionne, et les sessions d’une heure proposées par la plateforme permettent souvent de relancer la motivation pour travailler plus longtemps sur un projet.
Les entreprises doivent plus que jamais comprendre les besoins de leurs collaborateurs afin de faire face à la crise. En particulier, elles doivent se rendre compte que la baisse de productivité n’est pas liée à de la mauvaise foi de la part des collaborateurs mais souvent à un contexte particulièrement difficile pour chacun.
Elles doivent également comprendre que la mise en place de ces solutions de télétravail est un investissement pour l’avenir et que le travail de demain ne se fera pas uniquement en présentiel comme c’était le cas dans de nombreuses entreprises par le passé. Tandis que selon l’étude Deskeo, 79% des français se disent prêts à sacrifier leur bureau attitré pour plus de home office, une réorganisation de fond de la structure des entreprises est nécessaire face à l’accélération digitale drastique qu’elles sont en train de subir.